Minutes of Meeting

Так склалося, що в чим більших командах/компаніях я працюю, тим більшу кількість мітингів приходиться відвідувати. У великих банках, телекомах часто на мітинг зовуть всіх, хто потрібен і не потрібен. Часто буває, що в одному чаті збирається до 30-40 людей, більшість з яких не приймає ніякої участі та часто навіть не розуміє, що вони тут роблять. Саме тому я вирішив сформулювати свої рекомендації, яких я намагаюсь дотримуватись, щоб зберегти собі час ⏱ та нерви 😱:
✉️ отримавши запрошення на мітинг – перевірити його агенду. Якщо її нема – запитати в організатора. Часто виявляється, що ви на цьому мітингу не потрібні
📅 створюючи мітинг – обов’язково писати агенду
🤷‍♂️ якщо на мітингу вам щось не зрозуміло – не соромно про це сказати та дізнатись деталі. Соромно потім тупити!
🙅‍♀️ якщо під час мітингу починають обговорювати питання, які не відносяться до теми мітингу – можна і треба перебити и попросити обговорити ці питання окремо і потім, щоб зберегти час всіх учасників

📝і найголовніше – якщо ви бачите, що ніхто не пише minutes of meeting – потрібно запитати у організатора зустрічі, хто веде нотатки (це має робити організатор, або має призначити когось з учасників). Якщо ви організатор, то дуже круто розшарити свій екран, відкрити текстовий редактор та записувати всі рішення/задачі, що обговорені, та людей, що відповідають за кожну з них (і дедлайн ☠️, якщо він є). Після мітингу MoM треба надіслати всім учасникам.
А потім ще й зробити Follow up – перевірити, що відповідальні люди дійсно вчасно виконали поставлені задачі.

Дивовижно, як часто нехтують такою простою та ефективною методикою!

А які гарні практики участі в мітингах використовуєте ви?

Tags:
22 April 2020
Автор: 
Oleksii Ostapov

Leave a comment

Leave a Reply